Dlaczego warto
- Ograniczenie kosztów związanych z procesem inwentaryzacji nawet o 85%
- Pełna i uporządkowana wiedza o majątku i jego kondycji
- Szczegółowość ewidencji spełniająca potrzeby wielu grup odbiorców jednocześnie
- Istotne wsparcie dla controllingu i optymalizacji podatkowej oraz płynności finansowej
- Gwarancja niezawodności i dostęp do serwisu
Poniżej lista przykładowych wyzwań z jakimi spotykamy się w obszarze ewidencji majątku (zarówno środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nisko cennych składników majątku) i sposoby radzenia sobie z nimi przy wsparciu systemu Ewidencja Majątku.
Wyzwanie 1 - Prowadzenie wielu równoległych ewidencji na różne potrzeby oraz brak całościowego spojrzenia na majątek i jego kondycję
- Obsługa majątku firmy odbywa się w wielu komórkach organizacyjnych (np. księgowość, technicy, administracja, IT, zarząd) i każda komórka prowadzi ewidencję wyłącznie na swoje potrzeby.
- Efekt: niepotrzebne koszty związane z dublowaniem pracy; brak przepływu informacji; brak jednego miejsca, gdzie wszystkie dane mogłyby być gromadzone
- Wiedza odnośnie majątku w firmie jest ograniczona i nieuporządkowana, a przez to również trudno dostępna
- Istotnym czynnikiem sukcesu jest sprawność sprzętu w firmie i potrzebna jest bieżąca wiedza o serwisach, naprawach, konserwacjach, badaniach, dokumentacji
Nasze rozwiązanie:
- System Ewidencja Majątku pozwala w łatwy sposób klasyfikować szeroki zakres informacji o majątku firmy. Dzięki temu spełnia potrzeby wielu grup odbiorców informacji.
- Użytkownikami systemu są pracownicy wielu komórek organizacyjnych i każdy ma swoją rolę do spełnienia.
- Dostęp do kompleksowej informacji jest łatwy i szybki.
- Istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień.
Wyzwanie 2 - Duża szczegółowość rozliczania amortyzacji oraz umorzeń jest kłopotliwa i kosztowna w prowadzeniu
Konieczność prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w wielu różnych wymiarach, aby pokryć potrzeby różnych odbiorców równolegle:
- Rozliczanie kosztów na potrzeby wewnętrzne (np. do RZiS, controlling, modele rozliczania kosztów jak ABC)
- Rozliczanie na potrzeby projektów (np. unijnych, strukturalnych)
- Odmienne wymagania dla polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości
- Odmienne wymagania dla potrzeb podatkowych i bilansowych
- Poziom składnika środka trwałego i zestawu
Nasze rozwiązanie:
- Dowolna ilość równoczesnych, definiowanych typów amortyzacji (np. bilansowa, podatkowa, techniczna, MSR).
- Dowolna ilość definiowanych grup klasyfikatorów, w ramach których jest prowadzona ewidencja (np. miejsca powstawania kosztów, projekty, źródła finansowania, zlecenia).
- Analizy i raporty obsługujące wszystkie poziomy.
- Algorytmy zapewniający odpowiednie traktowanie zaokrągleń.
Wyzwanie 3 - Utrudnione zarządzanie sprzętem komputerowym i licencjami na oprogramowanie
- Nieefektywne wykorzystanie licencji na oprogramowanie (dublowanie, złomowanie komputerów z oprogramowaniem, wygasające licencje)
- Legalność oprogramowania
- Uciążliwy proces planowania migracji oprogramowania i wymiany sprzętu
- Niesprecyzowani użykownicy oraz zakres pracy na środku trwałym
Nasze rozwiązanie:
- Prowadzenie ewidencji licencji i przypisywanie ich do poszczególnych komputerów.
- Możliwość m.in. śledzenia stopnia wykorzystania dostępnych licencji, dostępność do informacji kto z czego korzysta (komputer, użytkownik).
- Wsparcie procesu migracji sprzętu i oprogramowania poprzez dostęp do szerokiego zakresu danych wraz z możliwością ich odpowiedniego zestawiania
- Dostępne różnego typu analiz i raporty wspierające.
Wyzwanie 4 - Zestawy wieloskładnikowe i przesuwanie między zestawami
- Specyfika działalności wymaga częstego przesuwania składników między zestawami (np. części składowe serwerów)
- Istotne jest, aby miało to również swoje właściwe odzwierciedlenie w ewidencji finansowo-księgowej (zmiany wartości, umorzeń, odpisy amortyzacyjne)
- W przypadku dużej ilości składników oraz przesunięć między zestawami bardzo trudno jest to ewidencjonować
- Wprowadzanie korekt w ewidencji z tytułu zmian w składnikach jest bardzo pracochłonne
Nasze rozwiązanie:
- System Ewidencja Majątku w pełni wspiera obsługę wieloskładnikowści
- iItnieje możliwość łatwego przesuwania między zestawami, w tym hurtowe przesunięcia i obsługa przy pomocy kolektora danych
- System właściwie odnosi wszelkie zmiany w składnikach w ewidencji wyposażenia, środków trwałych i innych składników majątku, istnieje możliwość pełnego śledzenia zmian na poziomie poszczególnych składników
- Stworzone zostały specjalne mechanizmy wspierające proces zarządzania składnikami
Wyzwanie 5 - Niesprawne urządzenia, utrudniony monitoring ich stanu
- Nieplanowane przestoje w produkcji czy zdolności świadczenia usług spowodowane niewystarczającym monitoringiem kondycji majątku
Nasze rozwiązanie:
- Bieżące informacje dotyczące majątku znajdują się w jednym systemie.
- Na bieżąco dostępne są dane odnośnie kondycji poszczególnych urządzeń, planowanych działań czy ważnych terminów (np. badań okresowych czy ważności certyfikatów).
- Dokumentacja poszczególnych składników majątku jest dostępna w systemie.
Wyzwanie 6 - Często zmieniający się użytkownicy
- Często zmieniają się użytkownicy sprzętu, jest spora rotacja pracowników
- Trudności z zapanowaniem nad tym kto co ma i za co odpowiada
- Utrudnione rozliczanie osób odpowiedzialnych materialnie
Nasze rozwiązanie:
- Pełna ewidencja w systemie w zakresie zmian osób odpowiedzialnych oraz użytkujących
- Wygodna i kompletna informacja razem z pełną historią zmian
- Rozliczania pracowników z powierzonego im sprzętu
- Możliwość generowania np. dokumentów przekazania sprzętu
- Każdy pracownik ma możliwość sprawdzenia jaki sprzęt jest aktualnie w jego posiadaniu (np. poprzez logowanie w firmowym intranecie i uruchomienie odpowiedniego raportu)
- Bogate możliwości w zakresie analizy i raportów
Wyzwanie 7 - Utrudniony dostęp do danych na określony dzień
- Trudność z uzyskaniem stanu danych na dowolny dzień na potrzeby kontroli czy innych wewnętrznych procedur
Nasze rozwiązanie:
- Możliwość uzyskania raportu na dowolnie określony dzień i uzyskanie migawki na daną chwilę
Wyzwanie 8 - Długotrwałe oraz kosztowne prowadzenie inwentaryzacji oraz jej rozliczanie
- Uciążliwe wypełnianie arkuszy spisowych dla dużej ilości składników
- Ograniczenie zbieranej podczas inwentaryzacji wiedzy do minimum określonego przepisami
- Czasochłonny proces uzgadniania i rozliczania różnic
Nasze rozwiązanie:
- Oznakowanie składników majątku etykietami z kodami kreskowymi.
- Wykorzystanie mobilnych kolektorów danych do sprawnego przeprowadzenia spisu.
- Specjalnie przygotowane oprogramowanie kolektora do pracy z systemem Ewidencja Majątku.
- Inwentaryzacja środków trwałych odbywa się wraz z automatycznym generowaniem arkuszy spisowych i innych wydruków
- Możliwość zbierania dodatkowych uwag oraz tworzenia zadań do wykonania podczas procesu inwentaryzacji
- Automatyczne rozliczanie inwentaryzacji (w tym tworzenie niezbędnych dokumentów w systemie).
- Dodatkowe analizy i raporty w ramach jednego programu do inwentaryzacji i ewidencji majątku