Wdrożenie w sieci Hoteli – studium przypadku

Oszczędność czasu, zasobów i pełna kontrola! Wdrożenie Systemu Ewidencji Majątku w sieci Hoteli

Zgłosiła się do nas firma, która buduje i prowadzi luksusowe hotele oraz apart-hotele.

Klient szukał rozwiązania dla problemów z inwentaryzacją i ewidencją majątku w 5 różnych obiektach, następnie chciał rozszerzyć projekt na kolejne hotele w grupie.

Jakie problemy rozwiązaliśmy?

Wyzwanie stanowiła złożoność działalności oraz obszerny zakres wyposażenia, obejmujący różnorodne pomieszczenia i lokalizacje, m.in.:

• pokoje i apartamenty (często przekraczające liczbę 300 w obiekcie),
• obsługa housekeepingu,
• zarządzanie restauracjami, kuchniami, salami konferencyjnymi, strefami SPA, basenami, garażami, magazynami, a także terenami zewnętrznymi.

Firma operuje tysiącami składników w każdym obiekcie, a hotele znajdują się na różnych etapach rozwoju – od obiektów w budowie, po te długo działające. Dodatkowo część apartamentów posiada różnych inwestorów i różne standardy wyposażenia.

Klient potrzebował spójnego systemu ewidencyjnego w każdym obiekcie, uwzględniającego różnice w prowadzeniu ewidencji. Istotne było utrzymanie ciągłego funkcjonowania hoteli, z uwagi na duże natężenie ruchu oraz sezonowość – niemożliwe było zamknięcie hotelu na czas inwentaryzacji.  

Wyzwaniem było również szybkie  zużywanie się wyposażenia, utrata wartości i kradzieże.

Sprawdź, co wdrożyliśmy – zrozumienie wyzwań to podstawa

W sieci obiektów najlepszym wyjściem jest wdrożenie rozbudowanej wersji systemu Ewidencja Majątku. Eliminuje ona ograniczenia dotyczące liczby użytkowników i składników. 

Kluczowa jest również aplikacja webowa oraz mobilna, zapewniająca elastyczność i łatwy dostęp. Każdy obiekt posiada teraz oddzielną bazę danych, co umożliwia zróżnicowane uprawnienia i użytkowników, zapewniając pełną kontrolę nad procesem ewidencji i inwentaryzacji.

Pomogliśmy również wypracować podejście do znakowania składników. Nie wszystkie muszą być znakowane. Wprowadziliśmy drukarki kodów kreskowych i etykiety o wyższej odporności.

Dla efektywnego przeszkolenia użytkowników i szybkiej implementacji, zorganizowaliśmy szkolenia stacjonarne i online, a także nagraliśmy filmy instruktażowe.

Zapewniliśmy monitorowanie i raportowanie postępów wdrożenia projektu. Następnie pomyślnie przenieśliśmy analogiczne rozwiązania do kolejnych czterech obiektów, dostosowując je do specyfiki każdego z nich.

Spójność, kontrola, oszczędności – poznaj korzyści dla Hoteli

Nasze działania zaowocowały znaczącymi korzyściami dla klienta:

• Spójna i zintegrowana ewidencja w jednym systemie ułatwiła zarządzanie.

• Szybsze i bardziej efektywne inwentaryzacje przyniosły oszczędność czasu.

• Standaryzacja procesów między obiektami usprawniła koordynację działań.

• Łatwość importu danych ułatwiła migrację do nowego systemu.

• Pełna kontrola i monitoring na poziomie centrali.

• Uproszczenie rozliczeń z inwestorami apartamentów zwiększyło przejrzystość relacji biznesowych.

• Efektywne zarządzanie majątkiem i optymalizacja zasobów przyniosły oszczędności.

• Lepsza koordynacja korzystania z wyposażenia znacząco poprawiła jakość usług, minimalizując problemy związane z dostępnością sprzętu.

Chcesz zoptymalizować zarządzanie swoimi obiektami? Jesteśmy gotowi Cię wesprzeć. Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej o rozwiązaniach dla sektora hotelowego.

Jeden system wiele możliwości

System Ewidencja Majątku posiada szerokie możliwości w zakresie ewidencji, amortyzacji, inwentaryzacji i zarządzania majątkiem. Umożliwia zamodelowanie w nim w zasadzie dowolnych potrzeb.