Jak wdrożyć program do ewidencji majątku?
Zastanawiasz się, jak skutecznie wdrożyć program do ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz jak sprawnie przeprowadzić inwentaryzację? Nasz artykuł przedstawia kompleksowe rozwiązanie "pod klucz", które pomoże Ci osiągnąć sukces w zarządzaniu majątkiem. Dowiedz się o etapach wdrożenia, przygotowaniu danych, szkoleniach oraz wsparciu technicznym i merytorycznym, aby spełnić potrzeby różnych odbiorców w Twojej firmie!
Jak wdrożyć program do ewidencji majątku?
Wstęp
Program do ewidencji środków trwałych jest łatwy do wdrożenia jeżeli realizuję się to z doświadczonym dostawcą (zarówno w kwestiach merytorycznych jak i technicznych). Większość prac jest prowadzona przez dostawcę w oparciu o przekazane przez zamawiającego dane i założenia.
Zwykle cały proces można podzielić na kilka etapów. Proponujemy rozwiązanie „pod klucz”.
Koncepcja wdrożenia
Ustalamy w jaki sposób system do ewidencji środków trwałych będzie używany u Państwa. Jaka ma być jego rola, zakres obsługiwanych procesów, współpraca z innymi aplikacjami. System Ewidencja Majątku może objąć kompleksowo cały obszar środków trwałych i wyposażenia (ewidencja, inwentaryzacja, zarządzanie, raportowanie, ewidencja online, autoinwentaryzacja, rozliczanie użytkowników itp.) czy też wybrane jego aspekty. W wielu przypadkach opracowanie wstępnej koncepcji odbywa się jeszcze przed podpisaniem umowy.
Przykładowy wariant: nowy program do ewidencji środków trwałych będzie wykorzystywany równolegle do ewidencji w ERP. Zostaną opracowane i wdrożone mechanizmy przenoszenia danych między systemami. Pozwoli to na wykorzystanie szeregu dodatkowych funkcjonalności dostępnych w systemie Ewidencja Majątku Mercomp.
Koncepcja wdrożenia określa jak dalej ma wyglądać konfiguracja systemu oraz czy będą potrzebne jakieś dedykowane dostosowania. Jest to też moment na właściwy dobór urządzeń i materiałów eksploatacyjnych. Podpowiadamy również jak najlepiej podejść do tematu inwentaryzacji, aby maksymalnie skrócić czas i nakłady niezbędne do jej przeprowadzenia.
Przygotowanie i import danych
Przekazane przez Państwa dane odpowiednio przekształcamy, aby mogły zostać zaimportowane do ewidencji środków trwałych i wyposażenia. Jest to zwykle też moment na dodatkowe ich uzupełnienie lub połączenie informacji z kilku źródeł (np. różnych działów, uzgodnień dotacji).
Typowy scenariusz to import danych wg stanu na ustalony dzień. Dalej ewidencja środków trwałych, inwentaryzacja czy ewidencja online będzie już prowadzona w nowym systemie.
Istnieje możliwość zamodelowania danych na potrzeby kilku standardów rachunkowości równolegle (np. PL podatkowych, PL bilansowych, MSSR, US GAAP). Z powodzeniem również można obsłużyć liczne MPK czy dotacje otrzymywane z różnych programów.
Wdrożenie i szkolenia
Istnieje możliwość dostosowania systemu do specyficznych potrzeb. Konfigurujemy system oraz instalujemy go wraz niezbędnymi urządzeniami (kolektory, drukarki, skanery). Szkolimy użytkowników i administratorów w zakresie programu do ewidencji środków trwałych, inwentaryzacji i urządzeń.
W ramach warsztatów z zakresu inwentaryzacji uczymy zespoły spisowe znakowania majątku i przeprowadzenia pierwszej inwentaryzacji wyposażenia, środków trwałych i innych składników majątku. Inwentaryzacja może być realizowana w pełni online w oparciu o urządzenia mobilne. Wspieramy również liczne scenariusze inwentaryzacji fizyczne czy też autoinwentaryzacji pracowników i obiektów (w tym np. potwierdzanie składników będących u zewnętrznych kontrahentów).
Możemy również wesprzeć w zakresie wydruku i oznakowania majątku etykietami oraz wykorzystania w tym celu również kolektorów danych.
Nasze doświadczenia wskazują, że jest to doskonały moment, aby uzupełnić wiedzę o majątku w firmie, a przy okazji dokonać pierwszej inwentaryzacji przy pomocy nowych narzędzi.
Zakończenie wdrożenia
Wspólnie z Państwem dokonamy oceny czy wszystkie zamierzenia zostały zrealizowane oraz dokonamy ostatecznego rozliczenia projektu.
Zwykle efektem jest uporządkowanie ewidencji majątku oraz zapewnienie jej bieżącej aktualizacji (automatyzacja, narzędzia, dopuszczenie innych uczestników do wprowadzania zmian).
Automatyzacja inwentaryzacji pozwala osiągnąć wymierne oszczędności finansowe.
Help-desk, opieka serwisowa, aktualizacja
Zapewniamy help-desk w formie e-mail, telefonicznej oraz zdalnej asysty (bezpieczne, szyfrowane połączenia) oraz aktualizację oprogramowania. Nasz system jest na bieżąco aktualizowany o nowe funkcjonalności.
Jesteśmy gotowi wesprzeć Państwa zarówno w kwestiach technicznych jak i merytorycznych.
Oferujemy również możliwość stworzenia dla Państwa dedykowanych rozwiązań też do innych zastosowań (w technologiach desktop, web, mobile, MS Office).
Zachęcamy również do zapoznania się z ofertą pozostałych produktów firmy Mercomp.