Nasz program do inwentaryzacji, ewidencji i zarządzania majątkiem pomoże skutecznie stawić czoła wyzwaniom

Dlaczego warto

• Ograniczenie kosztów związanych z procesem inwentaryzacji nawet o 85%
• Pełna i uporządkowana wiedza o majątku i jego kondycji
• Szczegółowość ewidencji spełniająca potrzeby wielu grup odbiorców jednocześnie
• Istotne wsparcie dla controllingu i optymalizacji podatkowej oraz płynności finansowej
• Gwarancja niezawodności i dostęp do serwisu

Poniżej lista przykładowych wyzwań z jakimi spotykamy się w obszarze ewidencji majątku (zarówno środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nisko cennych składników majątku) i sposoby radzenia sobie z nimi przy wsparciu systemu Ewidencja Majątku.

Wyzwanie 1 – Prowadzenie wielu równoległych ewidencji na różne potrzeby oraz brak całościowego spojrzenia na majątek i jego kondycję

• Obsługa majątku firmy odbywa się w wielu komórkach organizacyjnych (np. księgowość, technicy, administracja, IT, zarząd) i każda komórka prowadzi ewidencję wyłącznie na swoje potrzeby.
• Efekt: niepotrzebne koszty związane z dublowaniem pracy; brak przepływu informacji; brak jednego miejsca, gdzie wszystkie dane mogłyby być gromadzone
• Wiedza odnośnie majątku w firmie jest ograniczona i nieuporządkowana, a przez to również trudno dostępna
• Istotnym czynnikiem sukcesu jest sprawność sprzętu w firmie i potrzebna jest bieżąca wiedza o serwisach, naprawach, konserwacjach, badaniach, dokumentacji

Nasze rozwiązanie:

• System Ewidencja Majątku pozwala w łatwy sposób klasyfikować szeroki zakres informacji o majątku firmy. Dzięki temu spełnia potrzeby wielu grup odbiorców informacji.
• Użytkownikami systemu są pracownicy wielu komórek organizacyjnych i każdy ma swoją rolę do spełnienia.
• Dostęp do kompleksowej informacji jest łatwy i szybki.
• Istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień.

Wyzwanie 2 – Duża szczegółowość rozliczania amortyzacji oraz umorzeń jest kłopotliwa i kosztowna w prowadzeniu

Konieczność prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w wielu różnych wymiarach, aby pokryć potrzeby różnych odbiorców równolegle:

• Rozliczanie kosztów na potrzeby wewnętrzne (np. do RZiS, controlling, modele rozliczania kosztów jak ABC)
• Rozliczanie na potrzeby projektów (np. unijnych, strukturalnych)
• Odmienne wymagania dla polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości
• Odmienne wymagania dla potrzeb podatkowych i bilansowych
• Poziom składnika środka trwałego i zestawu

Nasze rozwiązanie:

• Dowolna ilość równoczesnych, definiowanych typów amortyzacji (np. bilansowa, podatkowa, techniczna, MSR).
• Dowolna ilość definiowanych grup klasyfikatorów, w ramach których jest prowadzona ewidencja (np. miejsca powstawania kosztów, projekty, źródła finansowania, zlecenia).
• Analizy i raporty obsługujące wszystkie poziomy.
• Algorytmy zapewniający odpowiednie traktowanie zaokrągleń.

Wyzwanie 3 – Utrudnione zarządzanie sprzętem komputerowym i licencjami na oprogramowanie

• Nieefektywne wykorzystanie licencji na oprogramowanie (dublowanie, złomowanie komputerów z oprogramowaniem, wygasające licencje)
• Legalność oprogramowania
• Uciążliwy proces planowania migracji oprogramowania i wymiany sprzętu
• Niesprecyzowani użykownicy oraz zakres pracy na środku trwałym

Nasze rozwiązanie:

• Prowadzenie ewidencji licencji i przypisywanie ich do poszczególnych komputerów.
• Możliwość m.in. śledzenia stopnia wykorzystania dostępnych licencji, dostępność do informacji kto z czego korzysta (komputer, użytkownik).
• Wsparcie procesu migracji sprzętu i oprogramowania poprzez dostęp do szerokiego zakresu danych wraz z możliwością ich odpowiedniego zestawiania
• Dostępne różnego typu analiz i raporty wspierające.

Wyzwanie 4 – Zestawy wieloskładnikowe i przesuwanie między zestawami

• Specyfika działalności wymaga częstego przesuwania składników między zestawami (np. części składowe serwerów)
• Istotne jest, aby miało to również swoje właściwe odzwierciedlenie w ewidencji finansowo-księgowej (zmiany wartości, umorzeń, odpisy amortyzacyjne)
• W przypadku dużej ilości składników oraz przesunięć między zestawami bardzo trudno jest to ewidencjonować
• Wprowadzanie korekt w ewidencji z tytułu zmian w składnikach jest bardzo pracochłonne

Nasze rozwiązanie:

• System Ewidencja Majątku w pełni wspiera obsługę wieloskładnikowści
• iItnieje możliwość łatwego przesuwania między zestawami, w tym hurtowe przesunięcia i obsługa przy pomocy kolektora danych
• System właściwie odnosi wszelkie zmiany w składnikach w ewidencji wyposażenia, środków trwałych i innych składników majątku, istnieje możliwość pełnego śledzenia zmian na poziomie poszczególnych składników
• Stworzone zostały specjalne mechanizmy wspierające proces zarządzania składnikami

Wyzwanie 5 – Niesprawne urządzenia, utrudniony monitoring ich stanu

• Nieplanowane przestoje w produkcji czy zdolności świadczenia usług spowodowane niewystarczającym monitoringiem kondycji majątku

Nasze rozwiązanie:

• Bieżące informacje dotyczące majątku znajdują się w jednym systemie.
• Na bieżąco dostępne są dane odnośnie kondycji poszczególnych urządzeń, planowanych działań czy ważnych terminów (np. badań okresowych czy ważności certyfikatów).
• Dokumentacja poszczególnych składników majątku jest dostępna w systemie.

Wyzwanie 6 – Często zmieniający się użytkownicy

• Często zmieniają się użytkownicy sprzętu, jest spora rotacja pracowników
• Trudności z zapanowaniem nad tym kto co ma i za co odpowiada
• Utrudnione rozliczanie osób odpowiedzialnych materialnie

Nasze rozwiązanie:

• Pełna ewidencja w systemie w zakresie zmian osób odpowiedzialnych oraz użytkujących
• Wygodna i kompletna informacja razem z pełną historią zmian
• Rozliczania pracowników z powierzonego im sprzętu
• Możliwość generowania np. dokumentów przekazania sprzętu
• Każdy pracownik ma możliwość sprawdzenia jaki sprzęt jest aktualnie w jego posiadaniu (np. poprzez logowanie w firmowym intranecie i uruchomienie odpowiedniego raportu)
• Bogate możliwości w zakresie analizy i raportów

Wyzwanie 7 – Utrudniony dostęp do danych na określony dzień

• Trudność z uzyskaniem stanu danych na dowolny dzień na potrzeby kontroli czy innych wewnętrznych procedur

Nasze rozwiązanie:

• Możliwość uzyskania raportu na dowolnie określony dzień i uzyskanie migawki na daną chwilę

Wyzwanie 8 – Długotrwałe oraz kosztowne prowadzenie inwentaryzacji oraz jej rozliczanie

• Uciążliwe wypełnianie arkuszy spisowych dla dużej ilości składników
• Ograniczenie zbieranej podczas inwentaryzacji wiedzy do minimum określonego przepisami
• Czasochłonny proces uzgadniania i rozliczania różnic

Nasze rozwiązanie:

• Oznakowanie składników majątku etykietami z kodami kreskowymi.
• Wykorzystanie mobilnych kolektorów danych do sprawnego przeprowadzenia spisu.
• Specjalnie przygotowane oprogramowanie kolektora do pracy z systemem Ewidencja Majątku.
• Inwentaryzacja środków trwałych odbywa się wraz z automatycznym generowaniem arkuszy spisowych i innych wydruków
• Możliwość zbierania dodatkowych uwag oraz tworzenia zadań do wykonania podczas procesu inwentaryzacji
• Automatyczne rozliczanie inwentaryzacji (w tym tworzenie niezbędnych dokumentów w systemie).
• Dodatkowe analizy i raporty w ramach jednego programu do inwentaryzacji i ewidencji majątku