Inwentaryzacja środków trwałych – program online z RFID, QR i kodami kreskowymi

Inwentaryzacja środków trwałych, wyposażenia i innych składników majątku nie musi oznaczać ręcznego spisywania, przepisywania arkuszy i wielodniowego rozliczania różnic. System Ewidencja Majątku pomaga szybko sprawdzić, gdzie znajduje się majątek, kto za niego odpowiada i jaki jest jego aktualny stan.

W procesie inwentaryzacji możesz wykorzystać kody kreskowe, kody QR, RFID, kolektory danych, smartfony, tablety oraz aplikację webową i mobilną. System wspiera zarówno klasyczny spis z natury, jak i inwentaryzację online, autoinwentaryzację pracowników oraz bieżące rozliczanie wyników.

Jak działa inwentaryzacja w systemie Ewidencja Majątku?

1. Oznakuj składniki majątku

Pierwszym krokiem jest jednoznaczne oznaczenie składników majątku, aby można było szybko identyfikować je podczas spisu, przekazań, zmian lokalizacji i codziennej pracy z ewidencją.

drukuj etykiety bezpośrednio z systemu,
stosuj kody kreskowe 1D, kody 2D, QR lub RFID, zależnie od potrzeb,
dostosuj wygląd i zawartość etykiet do własnych pól ewidencyjnych,
dobierz technologię znakowania do warunków pracy, trwałości etykiet i liczby składników,
automatyzuj znakowanie dużych zbiorów majątku w wielu lokalizacjach.

2. Przeprowadź spis z natury w terenie lub online

Podczas inwentaryzacji użytkownik skanuje oznaczenia składników, sprawdza dane, dodaje uwagi, zdjęcia lub informacje o stanie technicznym. Wyniki mogą być synchronizowane z systemem albo zapisywane w czasie rzeczywistym, zależnie od wybranego scenariusza pracy.

prowadź inwentaryzację z użyciem kolektora danych, smartfona, tabletu lub aplikacji webowej,
wykorzystuj kody kreskowe, QR albo RFID do szybkiego odczytu składników,
obsługuj różne zakresy i typy inwentaryzacji, np. według lokalizacji, użytkownika, grupy majątku lub arkusza,
sprawdzaj podstawowe dane składnika bezpośrednio na urządzeniu,
dodawaj zdjęcia, załączniki, uwagi i zdarzenia eksploatacyjne,
pracuj równolegle na wielu urządzeniach i śledź postęp inwentaryzacji,
korzystaj z autoinwentaryzacji pracowników i obiektów.

3. Rozlicz różnice i zaktualizuj ewidencję

Po zakończeniu spisu system pomaga uporządkować wyniki, rozliczyć niedobory i nadwyżki oraz przygotować ewidencję do dalszej pracy. Dzięki temu inwentaryzacja nie kończy się na zebraniu danych, ale prowadzi do aktualnej i wiarygodnej ewidencji majątku.

generuj arkusze spisowe według zdefiniowanych kryteriów,
rozliczaj niedobory, nadwyżki i składniki odnalezione w innej lokalizacji,
twórz zadania do wyjaśnienia, zmiany miejsca użytkowania, likwidacji lub serwisu,
automatycznie przygotowuj dokumenty, np. OT, LT lub zmiany miejsca użytkowania,
drukuj i eksportuj raporty z przebiegu oraz wyników inwentaryzacji,
aktualizuj ewidencję środków trwałych, wyposażenia i WNiP na podstawie zatwierdzonych wyników.

RFID, QR czy kody kreskowe – którą technologię wybrać?

System Ewidencja Majątku pozwala dobrać technologię identyfikacji do sposobu pracy organizacji. Nie każda inwentaryzacja wymaga tego samego rozwiązania, dlatego pomagamy wybrać wariant dopasowany do liczby składników, warunków pracy, budżetu i oczekiwanej szybkości spisu.

Kody kreskowe sprawdzają się w klasycznej inwentaryzacji, gdy liczy się prostota, niski koszt etykiet i precyzyjny odczyt pojedynczych składników.
Kody QR pozwalają zapisać więcej informacji na małej etykiecie i wygodnie pracować ze smartfonami oraz aplikacją mobilną.
RFID warto rozważyć przy dużej liczbie składników, wielu lokalizacjach albo potrzebie szybszego odczytu bez każdorazowego celowania skanerem w etykietę.

Inwentaryzacja online i aplikacje mobilne

System może działać z aplikacją webową dostępną w przeglądarce oraz aplikacjami mobilnymi dla Android i iOS. Dzięki temu inwentaryzację można prowadzić na urządzeniach, które organizacja już posiada, albo na dedykowanych zestawach z czytnikami kodów lub RFID.

inwentaryzacja z poziomu przeglądarki, smartfona, tabletu lub kolektora danych,
dostęp do kartoteki składnika podczas pracy w terenie,
dodawanie zdjęć, załączników, uwag i zdarzeń,
potwierdzanie składników przez osoby użytkujące majątek,
obsługa autoinwentaryzacji pracowników i obiektów,
integracja z Active Directory oraz możliwość integracji przez API.

Aplikacje mobilne są dostępne tutaj:

Co zyskujesz?

mniej ręcznej pracy przy spisie z natury,
mniej błędów wynikających z przepisywania danych,
szybsze rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych,
bieżący podgląd lokalizacji, użytkownika i stanu składników,
lepszą kontrolę nad wyposażeniem i środkami trwałymi,
spójne raporty dla księgowości, administracji, zarządu i audytu.

Przeprowadź symulację oszczędności

Dobrze przygotowana inwentaryzacja może znacząco skrócić czas pracy zespołu, szczególnie przy dużej liczbie składników, wielu lokalizacjach i częstych zmianach użytkowników. W praktyce największe oszczędności dają automatyzacja spisu, szybka identyfikacja składników oraz sprawne rozliczenie wyników bez przepisywania danych między arkuszami.

Chcesz sprawdzić, jaki wariant inwentaryzacji będzie najlepszy dla Twojej organizacji? Umów bezpłatną konsultację, a pomożemy dobrać technologię: kody kreskowe, QR, RFID, aplikację mobilną lub model mieszany.