Jak integracja EZD PUW i systemu Ewidencja Majątku Mercomp skróciła czas przekazywania sprzętu IT w ministerstwie?
Zamiast drukować 40 stron dziennie – jedno kliknięcie i gotowe. Dzięki integracji EZD PUW z systemem Ewidencja Majątku Mercomp, jedno z ministerstw przyspieszyło przekazywanie sprzętu IT o 80%.
Jeszcze niedawno w jednym z ministerstw przekazywanie sprzętu wyglądało jak scenariusz z lat 90. „Macie chwilę? Muszę zebrać podpisy pod protokołem przekazania laptopa”. — To zdanie codziennie rozbrzmiewało w korytarzu jednego z ministerstw.
Dział IT przypominał bardziej biurokratyczne pogotowie niż nowoczesny zespół technologiczny. Każde przekazanie sprzętu zaczynało się od Worda i kończyło na wielokrotnym drukowaniu, skanowaniu i ręcznym wpinaniu dokumentów do EZD.
Gdy nadchodził czas inwentaryzacji, zaczynało się prawdziwe piekło – niespójne dane, brak potwierdzeń, ręczne poprawki. W praktyce oznaczało to chaos w dokumentacji, nadgodziny w dziale IT i ciągłe ryzyko błędów.
Wyzwanie: papierologia vs. tempo zmian
Ministerstwo korzystało wcześniej z lokalnych narzędzi, które wymagały ręcznego tworzenia protokołów, drukowania i skanowania dokumentów oraz osobistego przekazywania ich do EZD. Dokumenty miały niespójną formę, dane w ewidencji często były nieaktualne, brakowało potwierdzeń odbioru sprzętu. Inwentaryzacja była czasochłonna i obarczona błędami, co wiązało się z ryzykiem podczas audytów i kontroli. Co było w tym najgorsze? Ludzie nie mieli pewności, kto, kiedy i za co dokładnie odpowiada.
Rozwiązanie: nowy system, integracja z EZD PUW i automatyzacja
Ministerstwo zdecydowało się wdrożyć system Ewidencja Majątku Mercomp, który sprawdził się już w wielu instytucjach publicznych. Kluczowe było jednak nie samo wdrożenie, ale jego pełna integracja z systemem EZD PUW.
Nowy proces przekazywania sprzętu wygląda teraz tak:
➞ Operator, np. pracownik IT wybiera w systemie sprzęt i odbiorcę.
➞ Protokół tworzy się automatycznie – nie trzeba nic pisać ani kopiować.
➞ Dokument trafia bezpośrednio do EZD i automatycznie przekazywany jest do odbiorcy.
➞ Pracownik potwierdza odbiór online – bez drukowania.
➞ Informacja wraca do systemu Ewidencja Majątku Mercomp – ewidencja aktualizuje się sama.
„Wcześniej drukowaliśmy nawet po 40 stron dziennie, tylko po to, żeby zebrać podpisy. Teraz wszystko robi się samo. Przestaliśmy być kurierami dokumentów”. – mówi Administrator systemu IT
Co dokładnie wdrożono?
| Rejestr Protokołów | Pełna historia przekazań, zwrotów i powierzeń sprzętu z możliwością potwierdzania online. |
| Integracja z EZD PUW (API) | Automatyczne tworzenie koszulek, przesyłanie dokumentów, śledzenie statusu. |
| Szablony protokołów | Dynamiczne i personalizowane protokoły dopasowane do lokalizacji, sprzętu czy działu. |
| Moduł raportów definiowanych | Możliwość generowania alternatywnych dokumentów według potrzeb organizacji. |
| Stan posiadania pracownika | Szybki wgląd w przypisane składniki majątku i generowanie dokumentów zwrotu lub przekazania. |
Rezultaty – codzienność po zmianie
- 80% szybsze procesy – protokoły nie zajmują dni, tylko minuty.
- Koniec z błędami – brak ręcznego wpinania dokumentów to mniej stresu.
- Przejrzystość – wiadomo, kto, kiedy i jaki sprzęt odebrał.
- Zgodność z kontrolami – ewidencja zawsze odzwierciedla rzeczywisty stan.
- Pełne bezpieczeństwo – każda akcja jest logowana i spełnia wymogi formalne.
„Wreszcie nie musimy biegać z dokumentami po całym ministerstwie. Wszystko dzieje się automatycznie – tak jak powinno być od dawna”. – mówi Administrator systemu IT
Nie tylko to jedno ministerstwo!
To wdrożenie to nie wyjątek. Z systemu Ewidencja Majątku Mercomp korzystają dziesiątki urzędów, instytutów i teatrów publicznych:
- Ministerstwo 2 – zautomatyzowane przekazywanie i zwroty sprzętu dzięki integracji z EZD.
- Instytut badawczy – autoinwentaryzacja przez samych pracowników,
- Urząd – obsługa zestawów sprzętu i rozliczeń wg źródeł finansowania.
Wdrożenie systemu Ewidencja Majątku Mercomp przynosi instytucjom publicznym szereg konkretnych korzyści. Przede wszystkim zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami i pełną gotowość na kontrole, w tym ze strony NIK. Dzięki centralnej zawsze aktualnej ewidencji, instytucje zyskują pełną przejrzystość danych majątkowych. System integruje się z innymi kluczowymi narzędziami – takimi jak EZD PUW, systemy ERP, Active Directory czy rozwiązania RFID – co dodatkowo usprawnia zarządzanie sprzętem. Całość przekłada się na znaczną oszczędność czasu, ograniczenie papierowej dokumentacji i realne odciążenie administracji.
Podsumowanie
To nie jest kolejne wdrożenie systemu, ale odczuwalna ulga dla całej administracji – i dowód, że automatyzacja w sektorze publicznym może działać sprawnie, szybko i zgodnie z wymaganiami prawa.
Zainspirowało Cię to wdrożenie?
Nie trać czasu na ręczne protokoły i powielanie dokumentów! Zgłoś się na bezpłatną konsultację – pokażemy Ci, jak może wyglądać taki proces w Twojej instytucji, albo od razu przetestuj system Ewidencja Majątku Mercomp za darmo przez 30 dni!