Czym jest ewidencja majątku? Definicja i różnica wobec inwentaryzacji

Piotr Szanser odpowiadaCzym jest ewidencja majątku?1:35

Spisana wypowiedź z filmu

Często dostaję pytanie, czym właściwie jest ewidencja majątku. Gdybym miał to wyjaśnić najprościej, jak potrafię, powiedziałbym, że to wiedza o wszystkich przedmiotach i rzeczach, które posiadamy w organizacji czy firmie: gdzie dokładnie się znajdują, kto za nie odpowiada, kto ich używa, a także cała historia zmian – gdzie i u kogo kiedykolwiek były i jak zmieniały się w czasie.

Do tego dochodzi wiedza o tym, skąd składnik w ogóle się wziął: od kogo go kupiliśmy i za ile, dla kogo pracuje, na kogo naliczana jest amortyzacja i jak został sfinansowany. To cały kontekst finansowy, zarówno historyczny, jak i przyszły: możemy zobaczyć, jak będzie wyglądał budżet amortyzacji na kolejne lata, na przykład na 50 lat.

Kiedy rzeczy są już w ewidencji, przy okazji można mieć całą masę dodatkowych korzyści. Na przykład zarządzanie odpowiedzialnością, czyli przekazywanie mienia pracownikom w użytkowanie i rozliczanie tej odpowiedzialności, albo różne warianty samodzielnej autoinwentaryzacji pracowników. Co szkodzi zaprosić ich do udziału w inwentaryzacji?

Gdy majątek jest w ewidencji, chcemy też wiedzieć, w jakim jest stanie, planować kolejne serwisy i mieć narzędzie, które o różnych rzeczach po prostu nam przypomni.

Ewidencja majątku to uporządkowana wiedza o wszystkim, co posiada organizacja: jakie ma składniki, gdzie się znajdują, kto za nie odpowiada, kto ich używa, ile są warte i jak zmieniały się w czasie. Obejmuje środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz wyposażenie, a każdy składnik ma w niej pełną historię: od zakupu, przez przesunięcia między pokojami i osobami, po likwidację. Film powyżej to półtoraminutowa odpowiedź Piotra Szansera, Prezesa MERCOMP, na pytanie, które często słyszymy od klientów. Niżej rozwijamy tę definicję, pokazujemy, czym ewidencja różni się od inwentaryzacji, i podpowiadamy, w czym ją prowadzić.

Co obejmuje ewidencja majątku?

Dobra ewidencja odpowiada na pięć pytań o każdy składnik. Jeśli na któreś z nich trzeba szukać odpowiedzi w mailach albo w kilku arkuszach, ewidencja jest niepełna.

Co mamy. Składnik z nazwą, numerem inwentarzowym, rodzajem (środek trwały, wartość niematerialna, wyposażenie, licencja) i cechami, które pozwolą go później odnaleźć: numerem seryjnym, producentem, modelem. W Ewidencji Majątku ewidencja ma cztery poziomy: kartoteki, elementy kartoteki z numerem ewidencyjnym, składniki z numerem inwentarzowym i klasyfikatory. Zestaw komputerowy może być jednym elementem z kilkoma składnikami, a licencja może być samodzielna albo przypisana do urządzenia.

Gdzie to jest. Lokalizacja zapisana w strukturze organizacji: obiekt, budynek, piętro, pokój. Dzięki temu da się przygotować zestawienie wyposażenia pokoju i sprawdzić je na miejscu, a w organizacji z wieloma oddziałami zobaczyć majątek każdego z nich.

Kto odpowiada i kto używa. Osoba zarządzająca składnikiem i osoba, która go używa na co dzień. To nie zawsze ta sama osoba: laptopa używa pracownik, a odpowiada za niego dział IT. Ewidencja pokazuje też stan posiadania każdej osoby, czyli wszystko, co ma przypisane.

Skąd się wziął i ile jest wart. Kontekst finansowy: dokument przyjęcia, dostawca, wartość początkowa, źródło finansowania (na przykład dotacja), miejsce powstawania kosztów, na które liczy się amortyzację, i plan amortyzacji na kolejne lata. W Ewidencji Majątku plan amortyzacji i symulacje widać jeszcze przed uwzględnieniem dokumentu, a kilka typów amortyzacji (bilansową, podatkową i inne) liczy się równolegle.

Jak to się zmieniało. Każda zmiana miejsca, osoby, wartości czy parametrów amortyzacji idzie przez dokument, więc ewidencja pamięta, gdzie i u kogo składnik był w dowolnym dniu. Stan majątku na 31 grudnia zeszłego roku to jedno zestawienie z wybraną datą, a nie rekonstrukcja z archiwum.

Ewidencja majątku a ewidencja środków trwałych

Tych pojęć często używa się zamiennie, ale ich zakres jest różny. Ewidencja środków trwałych to przede wszystkim ewidencja księgowa: jednostki prowadzące księgi rachunkowe prowadzą konta ksiąg pomocniczych dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych (art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Interesuje ją wartość, umorzenie i amortyzacja.

Ewidencja majątku jest szersza. Obejmuje też wyposażenie, które w księgach często nie ma już wartości, bo zostało jednorazowo ujęte w kosztach, oraz informacje operacyjne: kto ma sprzęt, gdzie on stoi, kiedy mija gwarancja, kiedy był ostatni przegląd. To z tych informacji korzystają administracja, dział IT i kierownicy, a nie tylko księgowość.

W praktyce obie ewidencje mogą żyć w jednym systemie albo w dwóch. Księgowa część może zostać w ERP, a operacyjna w systemie do majątku, z wymianą danych między nimi. Ten wariant opisujemy w tekście moduł środków trwałych w ERP czy osobny system.

Czym ewidencja różni się od inwentaryzacji?

Ewidencja to stały zapis tego, co organizacja posiada. Inwentaryzacja to okresowe sprawdzenie, czy ten zapis zgadza się z rzeczywistością.

Cecha	Ewidencja majątku	Inwentaryzacja
Czym jest	bieżący zapis składników, ich miejsca, osób i wartości	sprawdzenie stanu rzeczywistego i porównanie go z zapisami
Kiedy	na bieżąco, przy każdej zmianie	na ostatni dzień roku obrotowego albo w terminach z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, na przykład raz w ciągu 4 lat dla środków trwałych na terenie strzeżonym
Wynik	kartoteka składnika z pełną historią	arkusze spisowe, wykaz różnic i ich rozliczenie w księgach
Kto	księgowość, administracja, IT, osoby użytkujące	zespoły spisowe powołane przez kierownika jednostki
Przepis	art. 17 ust. 1 pkt 1 (część księgowa)	art. 26 i 27

Jedno bez drugiego nie działa. Inwentaryzacja bez dobrej ewidencji zamienia się w poszukiwanie: zespół spisowy liczy, a potem długo wyjaśnia różnice. Ewidencja bez inwentaryzacji z czasem rozjeżdża się z rzeczywistością, bo sprzęt się przemieszcza, a nie każdy zgłasza przeniesienie. Piotr Szanser mówi o tym w drugim odcinku serii: inwentaryzacja to narzędzie, dzięki któremu ewidencja jest aktualna, i można z niego korzystać nawet na co dzień. Więcej o metodach, rodzajach i terminach spisu piszemy w tekście co to jest inwentaryzacja.

Co daje firmie dobrze prowadzona ewidencja?

Najważniejsza korzyść jest prosta: na pytanie „gdzie jest ten laptop i kto go ma?” odpowiedź zajmuje kilka sekund. Gdy majątek jest już w ewidencji, przy okazji pojawia się całe zaplecze, o którym Piotr mówi w drugiej części filmu.

Odpowiedzialność za mienie. Przekazanie sprzętu pracownikowi jest zapisane, a przy odejściu z firmy wiadomo, co ma oddać. Protokoły powierzenia i zdania mienia (opcja wdrożeniowa) powstają ze stanu posiadania osoby, a pracownik może potwierdzić odbiór online.

Autoinwentaryzacja (opcja wdrożeniowa). Pracownicy sami potwierdzają, że mają przypisane im składniki. To skraca spis w firmach z pracą zdalną i rozproszonymi oddziałami. Jak to działa w praktyce, opisujemy w tekście o autoinwentaryzacji pracowników.

Stan, serwisy i przypomnienia. Gwarancje, przeglądy i naprawy zapisane przy składniku jako zdarzenia eksploatacyjne z terminem (opcja wdrożeniowa), a system przypomina o nich e-mailem.

Szybsza inwentaryzacja. Z aktualną ewidencją spis kodami kreskowymi, QR albo RFID sprowadza się do potwierdzania składników z listy. Nasi klienci obniżają koszty inwentaryzacji nawet o 85%.

Raporty bez przepisywania. Zestawienia dla zarządu, księgowości i audytora powstają z jednej bazy, a dane do pliku JPK_ST_KR pochodzą z tej samej ewidencji (szczegóły na stronie JPK_ST_KR).

Jak prowadzić ewidencję majątku: Excel, ERP czy system?

Arkusz kalkulacyjny wystarczy, dopóki składników jest niewiele, a ewidencję prowadzi jedna osoba. Kłopot zaczyna się, gdy ten sam plik edytuje kilka działów, a pytanie „gdzie był ten monitor w marcu?” wymaga przekopania wersji pliku.

Moduł środków trwałych w ERP dobrze pilnuje wartości, amortyzacji i księgowań. Zanim przy nim zostaniecie, sprawdźcie w swojej wersji, czy obsługuje spis telefonem lub terminalem, historię lokalizacji i protokoły przekazania sprzętu oraz czy wygodnie korzystają z niego osoby spoza księgowości.

Wyspecjalizowany system do ewidencji majątku łączy obie strony: część księgową, część operacyjną i inwentaryzację w jednej bazie, dostępnej dla księgowości, administracji i IT. Ewidencja Majątku działa w aplikacji desktopowej, w przeglądarce (także na iPhonie i iPadzie) i w aplikacji mobilnej na Androida, która czyta kody kreskowe, QR i tagi RFID. Zakres funkcji opisujemy na stronie ewidencja środków trwałych i wyposażenia, a pytania, które warto zadać dostawcy, w poradniku jak wybrać system do ewidencji środków trwałych.

Najczęstsze pytania

Czy ewidencja majątku jest obowiązkowa?

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe muszą prowadzić konta ksiąg pomocniczych dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz odpisów amortyzacyjnych (art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Ewidencja operacyjna, czyli kto ma sprzęt i gdzie on jest, nie wynika wprost z przepisów, ale bez niej trudno o sprawną inwentaryzację i rozliczenie odpowiedzialności.

Co to jest numer inwentarzowy?

To unikalny numer składnika w ewidencji, zwykle zapisany na etykiecie z kodem kreskowym, kodem QR albo w tagu RFID. Numer na etykiecie pozwala w kilka sekund otworzyć kartotekę składnika telefonem lub terminalem. Dotychczasowe numery i etykiety można zachować przy przejściu na nowy system.

Czy z ewidencji majątku można korzystać na telefonie?

Tak. Aplikacja mobilna Ewidencja Majątku na Androida pozwala sprawdzić składnik po kodzie lub tagu RFID, przeglądać majątek i prowadzić inwentaryzację. Na iPhonie i iPadzie (iOS) system działa w przeglądarce, bez instalowania aplikacji, a kody kreskowe i QR odczytuje aparat.

Ile trwa uruchomienie systemu do ewidencji majątku?

Typowe wdrożenie trwa od 2 do 6 tygodni, w zależności od zakresu i stanu danych. Kroki wdrożenia i odpowiedzi na pytania przed zakupem zebraliśmy w tekście jak wdrożyć program do ewidencji majątku, trzecim odcinku serii.

Chcesz zobaczyć, jak wyglądałaby ewidencja Twojego majątku w systemie? Umów bezpłatną konsultację: w 45 minut przejdziemy przez Twoje przykłady i podpowiemy, od czego zacząć. Jeśli wolisz sprawdzić samodzielnie, zamów bezpłatny test na 30 dni.