Inwentaryzacja smartfonem: jak zacząć spis bez zakupu terminali
Inwentaryzacja smartfonem krok po kroku: co zrobisz telefonem z Androidem i iPhonem, kiedy dołożyć czytnik RFID lub terminal i jak zacząć od pilotażu.
Piotr SzanserPrezes MERCOMP5 min czytania
Inwentaryzację majątku można zacząć samym smartfonem: aplikacja mobilna Ewidencja Majątku na Androida czyta aparatem kody kreskowe i QR, pokazuje dane składnika i od razu zapisuje wynik spisu w systemie, a na iPhonie i iPadzie spis prowadzisz w przeglądarce, też ze skanowaniem aparatem. Terminal ze skanerem albo czytnik RFID dokładasz tam, gdzie spis obejmuje tysiące odczytów dziennie albo składniki oznaczone etykietami RFID. Na start, do pilotażu i do spisu biur, sal czy pokoi wystarczą telefony pracowników.
Tekst jest dla osoby, która chce uruchomić spis bez dużych zakupów sprzętu: kierownika administracji, IT albo koordynatora inwentaryzacji. Dostajesz listę tego, co zrobisz w spisie telefonem, plan pilotażu w pięciu krokach i tabelę doboru sprzętu.
Co zrobisz w spisie samym smartfonem?
W aplikacji mobilnej wybierasz inwentaryzację, obiekt i miejsce, a potem spisujesz składniki jeden po drugim. Po zeskanowaniu kodu aplikacja pokazuje kartę składnika z jego danymi i od razu informuje, czy składnik jest na tym arkuszu (znaleziony), pochodzi z innego arkusza (nadwyżka), czy nie ma go w kartotece (ujawniony). Jeśli stoi w innym miejscu niż w ewidencji, aplikacja podświetla obiekt i miejsce. Obecność potwierdzasz jednym przyciskiem. Telefon zastępuje przy tym wydruk arkusza i długopis:
- skanowanie aparatem – kody kreskowe 1D, QR, Data Matrix, PDF417 i Aztec;
- spis bez etykiet – wyszukanie składnika po numerze inwentarzowym albo fabrycznym i ręczne potwierdzenie;
- lista brakujących w pomieszczeniu – pozycje arkusza oczekiwane w danym miejscu, których jeszcze nie spisano, z możliwością potwierdzenia każdej z nich;
- zmiany zgłaszane w trakcie spisu – gdy składnik stoi w innym miejscu niż w ewidencji, aplikacja tworzy zadanie zmiany lokalizacji, a inną osobę, numer fabryczny czy oznaczenie do likwidacji zgłaszasz z karty składnika;
- zdjęcia i załączniki – zdjęcie uszkodzenia z aparatu albo z galerii, uwaga i plik przy pozycji arkusza.
Aplikacja pracuje na bieżących danych systemu. Każdy zatwierdzony odczyt zapisuje się od razu na serwerze, więc koordynator widzi postęp spisu w aplikacji desktopowej, zanim spisujący wrócą do biura. Zgłoszone zmiany nie nadpisują ewidencji: trafiają do rozliczenia inwentaryzacji jako zadania, z których powstają dokumenty.
Jak przeprowadzić pilotaż spisu telefonem w pięciu krokach?
Pierwszy spis telefonem najlepiej zrobić na małym, czytelnym zakresie. Po pierwszym dniu widać, czy telefony wystarczą, czy w części miejsc przyda się dodatkowy sprzęt.
| Krok | Co robisz | Efekt |
|---|---|---|
| 1 | Wybierasz jeden budynek, piętro albo grupę składników | mały zakres, łatwy do sprawdzenia |
| 2 | Instalujesz aplikację „Ewidencja Majątku: kody i RFID” z Google Play (Android 10 lub nowszy); na iPhonie otwierasz system w przeglądarce | spisujący pracują na własnych telefonach |
| 3 | Logujesz się loginem i hasłem albo kontem organizacji (SSO) | ten sam dostęp co w przeglądarce |
| 4 | Wybierasz inwentaryzację, obiekt i miejsce, skanujesz albo potwierdzasz składniki | wynik trafia do systemu w chwili zapisu |
| 5 | Koordynator sprawdza postęp i różnice w aplikacji desktopowej | rozliczenie zaczyna się w dniu spisu |
Jeśli składniki nie mają jeszcze etykiet, pilotaż i tak ma sens: składnik wyszukasz po numerze inwentarzowym albo fabrycznym. Etykiety z kodami przyspieszają jednak każdy następny spis; jak je zaprojektować, opisuje przewodnik po etykietach z kodami kreskowymi.
Smartfon, czytnik RFID czy terminal?
Sprzęt dobiera się do skali spisu i sposobu oznakowania majątku. Ta sama aplikacja działa na smartfonie i na terminalu z Androidem, więc sprzęt można dokładać stopniowo, bez zmiany procesu.
| Sprzęt | Kiedy wybrać |
|---|---|
| Smartfon | pilotaż, biura, sale, pokoje: wystarczy aparat i aplikacja na Androidzie albo przeglądarka na iPhonie |
| Smartfon + RFD90 | dużo odczytów lub etykiety RFID: czytnik Zebra RFD90 łączy się przez Bluetooth i odczytuje tagi RFID oraz kody |
| Terminal | magazyny i spis przez cały dzień: terminal z Androidem (Chainway, Zebra TC22R) ma wbudowany skaner, a wybrane modele także czytnik RFID |
| Przeglądarka | pracownicy potwierdzają swój sprzęt, każdy ze swojej listy (autoinwentaryzacja, opcja wdrożeniowa) |
Aparat telefonu wystarcza do spisu biur i pomieszczeń. Przy tysiącach odczytów dziennie, w magazynach i przy słabym świetle wygodniejszy jest sprzętowy skaner albo czytnik z fizycznym przyciskiem. Obsługę RFID włączamy w konfiguracji systemu; o doborze etykiet i sprzętu piszemy w poradniku RFID w inwentaryzacji środków trwałych.
Potwierdzanie sprzętu przez samych pracowników w przeglądarce to autoinwentaryzacja, opcja wdrożeniowa. Tak przeprowadzono spis z udziałem 1200 pracowników w firmie logistycznej, opisany w studium przypadku. Szczegóły tego wariantu są w tekście autoinwentaryzacja pracowników.
Kiedy telefon sprawdza się najlepiej?
Smartfon jest najmocniejszy tam, gdzie liczy się dostępność. Pracownik ma go przy sobie, więc spis można zacząć bez wydawania i ładowania specjalnych urządzeń. Dobrze sprawdza się przy wyposażeniu biur, sal szkoleniowych, pokoi hotelowych i oddziałów rozproszonych po kilku miastach, a także przy szybkiej kontroli jednego składnika, kiedy trzeba sprawdzić, do kogo jest przypisany.
Telefon pomaga też w sytuacjach, które wymagają kontekstu. Zdjęcie dokumentuje stan albo uszkodzenie składnika, a karta na ekranie pokazuje jego dane i miejsce w ewidencji. Przy spisie małego działu albo pilotażu przed zakupem terminali to wystarczający zestaw.
Najczęstsze pytania
Czy do inwentaryzacji wystarczy zwykły smartfon?
Tak, przy spisie kodami kreskowymi i QR. Aplikacja mobilna Ewidencja Majątku działa na smartfonach z Androidem 10 lub nowszym i czyta kody aparatem, a na iPhonie i iPadzie system działa w przeglądarce, też ze skanowaniem aparatem. Dodatkowy sprzęt jest potrzebny przy etykietach RFID, a przy bardzo dużej liczbie odczytów przyspiesza pracę.
Czy smartfon odczyta etykiety RFID?
Sam telefon nie, ale wystarczy do niego zewnętrzny czytnik Zebra RFD90 połączony przez Bluetooth. Drugą drogą jest terminal z Androidem i wbudowanym czytnikiem RFID, na przykład Zebra TC22R albo terminale Chainway. W obu przypadkach działa ta sama aplikacja mobilna.
Czy wynik spisu z telefonu trafia od razu do systemu?
Tak. Każdy zatwierdzony odczyt trafia do bazy w chwili zapisu, więc postęp spisu i różnice widać w aplikacji desktopowej na bieżąco. Zmiany zgłoszone w trakcie spisu, na przykład inne miejsce składnika, czekają na rozliczenie jako zadania i zmieniają ewidencję dopiero dokumentem.
Gdzie pobrać aplikację do inwentaryzacji na telefon?
Z Google Play, pod nazwą „Ewidencja Majątku: kody i RFID”. Aplikacja łączy się z Twoją instalacją systemu, lokalną albo w chmurze, a logujesz się tak samo jak w przeglądarce. Więcej ekranów i film z aplikacji pokazujemy na stronie aplikacja mobilna do inwentaryzacji.
Następny krok
Najprościej sprawdzić spis telefonem w praktyce. Zgłoś bezpłatny test na 30 dni: dostaniesz środowisko testowe z dostępem z telefonu, zainstalujesz aplikację na kilku telefonach i przejdziesz spis jednego pomieszczenia. Jeśli wolisz najpierw zobaczyć cały przebieg, na bezpłatnej konsultacji pokażemy spis i rozliczenie na przykładowej inwentaryzacji i doradzimy, gdzie wystarczą telefony, a gdzie warto dołożyć czytnik. Klienci Ewidencji Majątku obniżają koszty inwentaryzacji nawet o 85%.
