Co umieścić na etykiecie majątkowej? Kod, numer i logo
Co umieścić na etykiecie majątkowej (naklejce inwentaryzacyjnej): kod dla czytnika, numer dla człowieka i logo. Warianty, czego nie drukować i test projektu.
Piotr SzanserPrezes MERCOMP5 min czytania
Na etykiecie majątkowej, nazywanej też etykietą albo naklejką inwentaryzacyjną, wystarczą trzy elementy: kod dla czytnika (kreskowy, QR albo tag RFID), ten sam numer zapisany czytelnie dla człowieka i nazwa albo logo organizacji. Resztę danych o składniku, czyli nazwę, lokalizację, osobę odpowiedzialną i historię, przechowuje system, bo te dane się zmieniają, a etykieta zostaje na składniku latami. Przykładem jest etykieta z logo, kodem QR i numerem składnika pod kodem.
Tekst jest dla osoby, która projektuje etykiety przed znakowaniem majątku albo przed wdrożeniem systemu. Dostajesz warianty etykiety z przykładami użycia, listę danych, których lepiej nie drukować, i krótki test projektu przed zamówieniem większej partii. Materiały, kleje i rozmiary etykiet opisujemy osobno w przewodniku po etykietach z kodami kreskowymi i QR.
Co musi znaleźć się na etykiecie majątkowej?
Etykieta ma jedno zadanie: jednoznacznie połączyć fizyczny składnik z jego kartoteką w systemie. Dlatego kod nie musi opisywać składnika. Wystarczy, że niesie stabilny klucz, którym w Ewidencji Majątku jest numer inwentarzowy, unikatowy dla każdego składnika. Po odczycie aplikacja pokazuje dane składnika zapisane w kartotece.
Numer czytelny dla człowieka to ten sam numer co w kodzie, wydrukowany pod nim albo obok. Przydaje się, gdy kod jest uszkodzony, gdy ktoś dyktuje numer przez telefon, porównuje etykietę z wykazem albo nie ma przy sobie czytnika. Składnik da się wtedy wyszukać po numerze i potwierdzić ręcznie. Numer powinien być krótki i jednolity; wzorce numeracji ustawia się w systemie, więc nowe składniki dostają numery w tym samym formacie.
Logo albo nazwa organizacji nie są potrzebne systemowi, ale pomagają ludziom. Pokazują, do kogo należy sprzęt, odróżniają etykietę majątkową od naklejek serwisowych i producenta, a przy sprzęcie używanym poza biurem informują, że to własność firmy. Logo nie może jednak zabierać miejsca kodowi ani numerowi.
Jakie warianty etykiety warto rozważyć?
Wariant dobiera się do grupy składników, a w jednej organizacji zwykle działa kilka wariantów naraz. Wspólne dla wszystkich są kod i numer.
| Wariant | Co zawiera | Kiedy go użyć |
|---|---|---|
| Minimum | kod i numer | małe składniki, wszystkie dane w systemie |
| Firmowy | kod, numer, logo albo nazwa organizacji | większość wyposażenia, sprzęt w przestrzeniach wspólnych i poza biurem |
| Opisowy | kod, numer, krótka nazwa albo typ składnika | podobne rzeczy, które użytkownik rozróżnia wzrokowo, np. narzędzia |
| RFID z nadrukiem | tag RFID, a na nadruku kod, numer i logo | grupy spisywane czytnikiem RFID, z awaryjnym odczytem kodu lub numeru |
Lokalizacji nie drukuje się na etykiecie składnika, chyba że składnik nigdy nie zmienia miejsca. Zamiast tego oznacza się samo miejsce: system drukuje też osobne etykiety lokalizacji dla obiektów i miejsc.
Jakie dane może pobrać szablon etykiety?
Szablon etykiety w Ewidencji Majątku pobiera dane prosto z kartoteki, więc każda etykieta drukuje się z aktualnymi danymi składnika. Do wyboru są między innymi: nazwa firmy, numer inwentarzowy (także jako kod), numer ewidencyjny, poprzedni numer inwentarzowy, nazwa składnika, symbol KŚT, obiekt i miejsce, numer fabryczny, typ składnika, data ewidencji i komórka organizacyjna osoby zarządzającej. Szablony zapisuje się w bazie systemu, a przy drukarkach Brother i Zebra przed drukiem z aplikacji desktopowej widać podgląd etykiety.
To, że szablon może pobrać jakieś pole, nie znaczy jeszcze, że warto je drukować. Przydatne wyjątki to poprzedni numer inwentarzowy przy zmianie numeracji (przez okres przejściowy na składniku widać oba numery), symbol KŚT albo typ składnika dla narzędzi i komórka organizacyjna osoby zarządzającej dla wyposażenia wspólnego.
Czego nie drukować na etykiecie?
Nie drukuje się danych, które się zmieniają albo nie powinny być widoczne dla każdego. Lokalizacja, osoba użytkująca, wartość, data zakupu i klasyfikator są ważne, ale ich miejsce jest w systemie. Wydrukowana lokalizacja zaczyna wprowadzać w błąd przy pierwszym przeniesieniu składnika, a nazwisko użytkownika przy pierwszej zmianie osoby. Do tego dochodzi czytelność: drobny tekst trudno odczytać, a zbyt wiele informacji ściska kod i numer.
Im większe ryzyko, że informacja się zmieni, tym mniej nadaje się na etykietę. Zmiany miejsca i osoby rejestruje się w systemie dokumentami, a etykieta zostaje ta sama.
Co jest na etykiecie RFID?
Na etykiecie RFID tag i nadruk niosą ten sam numer. W tagu zapisuje się numer inwentarzowy, a nazwa, osoba odpowiedzialna i historia zostają w systemie. Drukarki RFID Zebra (ZD621R, ZT411) w jednym przebiegu drukują etykietę, zapisują numer w tagu i sprawdzają zapis. Nadruk z kodem QR i numerem zostaje na wypadek, gdy pod ręką jest tylko telefon albo trzeba sprawdzić składnik wzrokowo.
Tagi, których nie da się zadrukować, koduje się bez drukarki: seryjnie z aplikacji desktopowej przez programator USB, na przykład Chainway R1, albo pojedynczo w aplikacji mobilnej. Opisujemy to w tekście o pilotażu RFID bez drukarki, a dobór tagów do powierzchni w tekście RFID w inwentaryzacji środków trwałych.
Jak sprawdzić projekt etykiety przed drukiem większej partii?
Projekt sprawdza się na kilku wydrukach naklejonych na prawdziwe składniki, zanim zamówi się setki etykiet. Mała próba pokazuje, czy etykieta, która dobrze wygląda na ekranie, sprawdza się w pracy. Przed drukiem partii sprawdźcie:
- czy kod skanuje się pod typowym kątem i z typowej odległości, telefonem i skanerem;
- czy numer da się przeczytać bez schylania się i bez przybliżania;
- czy etykieta mieści się na najmniejszych składnikach z danej grupy;
- czy materiał i klej pasują do powierzchni, a nadruk wytrzyma ścieranie i czyszczenie;
- czy układ działa na wszystkich rozmiarach etykiet, których używacie.
Odporność etykiety bywa ważniejsza od jej układu. W sieci 5 hoteli z 20 tys. składników wprowadziliśmy etykiety o wyższej odporności, co opisujemy w case study sieci hoteli.
Po oklejeniu przydaje się kontrola kompletności. Aplikacja desktopowa zapisuje historię wydruku etykiet, a na liście składników widać, ile etykiet wydrukowano dla każdego z nich. Łatwo więc znaleźć składniki, dla których nie wydrukowano jeszcze etykiety. Dla składników ujawnionych w czasie spisu można wydrukować etykiety z wklejonej listy kodów, na przykład przygotowanej w Excelu.
Najczęstsze pytania
Czy na etykiecie musi być nazwa składnika?
Nie musi. Wystarczą kod i numer, a nazwę pokazuje aplikacja po odczycie. Krótką nazwę albo typ warto dodać przy podobnych składnikach, które użytkownicy rozróżniają wzrokowo, na przykład przy narzędziach.
Czy warto drukować lokalizację?
Tylko wtedy, gdy składnik nigdy nie zmienia miejsca. Przy majątku przenoszonym lepiej trzymać aktualną lokalizację w systemie i oznaczyć pomieszczenia osobnymi etykietami lokalizacji.
Jaki rozmiar etykiety wybrać?
Rozmiar zależy od najmniejszych składników w grupie i od tego, ile elementów ma zmieścić etykieta. Popularne formaty i ich zastosowania opisujemy w przewodniku po etykietach.
Czy etykieta RFID też potrzebuje nadruku?
Warto go zostawić. Kod QR i numer na etykiecie RFID pozwalają sprawdzić składnik telefonem albo wzrokowo, gdy pod ręką nie ma czytnika RFID.
Następny krok
Na bezpłatnej konsultacji dobierzemy układ etykiety do Waszych grup majątku i drukarek oraz pokażemy druk i odczyt etykiet w systemie. Jeśli wolisz najpierw sprawdzić odczyt samodzielnie, zgłoś bezpłatny test na 30 dni i zeskanuj telefonem kilka etykiet próbnych. Metody znakowania dla różnych grup majątku porównujemy w tekście o znakowaniu składników majątku.
