Znakowanie środków trwałych: kod kreskowy, QR, RFID czy lista?

Środki trwałe i wyposażenie znakuje się kodem kreskowym, kodem QR albo tagiem RFID, a część składników można rozpoznać po istniejącym numerze albo potwierdzić z listy. Metodę dobiera się do tego, jak dany składnik będzie sprawdzany w czasie spisu. Najczęściej działa model mieszany: kody dla większości wyposażenia, RFID dla grup, które spisuje się często albo w dużej liczbie, istniejące numery tam, gdzie są trwałe, i lista dla sprzętu przypisanego pracownikom.

Tekst jest dla osób z administracji lub IT i dla koordynatorów spisu, którzy przygotowują oznakowanie środków trwałych przed inwentaryzacją albo przed wdrożeniem systemu. Dostajesz tabelę wyboru metody, pytania do ustalenia przed zamówieniem etykiet i opis, jak każdą z metod obsługuje system Ewidencja Majątku.

Którą metodę znakowania wybrać?

O wyborze decyduje to, czy do składnika łatwo podejść, ile podobnych rzeczy stoi w jednym miejscu, jak często je sprawdzacie i kto potwierdza ich obecność. Tabela zestawia pięć metod, które da się łączyć w jednej organizacji.

Metoda	Kiedy ma sens	Na co uważać
Kod kreskowy	wyposażenie biurowe, sprzęt IT, meble i narzędzia, do których łatwo podejść ze skanerem	etykieta musi być widoczna, trwała i dobrze przyklejona
Kod QR	spis telefonem, mało miejsca na etykiecie	aparat musi widzieć kod z bliska, przy setkach skanów dziennie wygodniejszy bywa skaner terminala
Tag RFID	wiele podobnych składników w pomieszczeniu, trudny dostęp do etykiety, częste kontrole	tag dobiera się do powierzchni, a moc czytnika do pomieszczenia
Istniejący numer	sprzęt z trwałym numerem seryjnym, fabrycznym albo IMEI	numer musi być czytelny, jednoznaczny i wpisany w kartotekę
Lista	sprzęt przypisany pracownikom, praca zdalna, wiele lokalizacji	sprawdza odpowiedzialność za sprzęt; tam, gdzie liczy się fizyczny odczyt, uzupełnia ją spis z czytnikiem

Kiedy wystarczy kod kreskowy albo QR?

Kod kreskowy albo QR wystarcza wszędzie tam, gdzie osoba spisująca podchodzi do składnika i widzi etykietę. W Ewidencji Majątku oba rodzaje kodów czyta aplikacja mobilna na Androida: aparatem telefonu (kody 1D, QR, Data Matrix, PDF417 i Aztec) albo skanerem terminala. W przeglądarce, także na iPhonie i iPadzie, kod czyta aparat urządzenia. Gdy etykiety nie da się odczytać, składnik wyszukuje się po numerze inwentarzowym albo fabrycznym i potwierdza ręcznie.

QR nie musi zastępować kodu kreskowego. Obie metody mogą działać równolegle, bo w kodzie zapisany jest ten sam numer inwentarzowy, a wybór zależy od urządzeń, którymi pracują Wasi ludzie. Więcej o spisie samym telefonem piszemy w tekście inwentaryzacja smartfonem.

Etykiety z kodami drukuje się z aplikacji desktopowej na drukarkach Brother, Godex i Zebra, według szablonów zapisanych w bazie systemu. Przy oklejaniu dużej partii program drukuje też arkusz pomocniczy znakowania, który ułatwia odnalezienie właściwej etykiety i naklejenie jej na właściwy składnik. Materiały etykiet, kleje i taśmy barwiące opisujemy w przewodniku po etykietach z kodami kreskowymi i QR, a układ samej etykiety w tekście co umieścić na etykiecie majątkowej.

Kiedy RFID daje przewagę?

RFID daje przewagę wtedy, gdy celowanie skanerem w każdą etykietę zajmuje za dużo czasu. Czytnik odczytuje tagi radiowo, więc w jednym pomieszczeniu sprawdza się wiele składników naraz, także tych, do których trudno sięgnąć. Typowe przykłady to sprzęt IT w biurach, wyposażenie pokoi, tekstylia trafiające do prania, narzędzia wypożyczane pracownikom i spisy częściowe robione częściej niż raz w roku.

Aplikacja mobilna Ewidencja Majątku odczytuje tagi hurtowo i pokazuje listę kontrolną pozycji arkusza dla wybranego miejsca: pozycje odhaczają się w miarę odczytu. Zagubiony składnik da się namierzyć po sile sygnału. Aplikacja współpracuje z terminalami Chainway z wbudowanym czytnikiem, z terminalem Zebra TC22R i z czytnikiem Zebra RFD90, który łączy się przez Bluetooth z terminalem albo ze zwykłym smartfonem z Androidem.

Tag dobiera się do powierzchni: inny działa na metalowej obudowie laptopa, inny na tekstyliach, a jeszcze inny na meblach. Dobór tagów i ustawienie mocy czytnika opisujemy w tekście RFID w inwentaryzacji środków trwałych. Najbezpieczniej sprawdzić to na jednej grupie składników, zanim kupi się sprzęt dla całej firmy, o czym piszemy w tekście o pilotażu RFID bez drukarki.

Czy trzeba naklejać nowe etykiety na składniki, które już mają oznaczenia?

Nie trzeba. Istniejące oznaczenia i etykiety można wykorzystać bez naklejania od nowa, niezależnie od technologii, w jakiej powstały: kod kreskowy, QR czy RFID. System je odczyta i jednoznacznie zidentyfikuje składnik.

To samo dotyczy numerów nadanych przez producenta. Numer seryjny, fabryczny albo IMEI wystarczy do identyfikacji, gdy jest trwały, czytelny i jednoznaczny. W czasie spisu składnik wyszukuje się po numerze fabrycznym, a po spisie system łączy po tym numerze składniki ujawnione z niedoborami, co opisujemy w tekście o rozliczaniu inwentaryzacji.

Jeśli mimo to zmieniacie numerację, szablon etykiety może wydrukować obok nowego numeru także poprzedni numer inwentarzowy. Przez okres przejściowy na składniku widać oba numery, więc łatwiej porównać go ze starymi wykazami.

Kiedy wystarczy potwierdzenie z listy?

Lista wystarcza wtedy, gdy ważniejsze od fizycznego skanu jest to, czy pracownik potwierdza, że ma przypisane mu składniki. Tak działa autoinwentaryzacja pracowników, opcja wdrożeniowa Ewidencji Majątku. Każda osoba dostaje e-mail z linkiem do widoku „Moje inwentaryzacje”, oznacza rzeczy, które ma, i dopisuje inne po numerze inwentarzowym, kodzie kreskowym, numerze fabrycznym albo IMEI. Pozycje niepotwierdzone zostają niedoborem do wyjaśnienia, a operator wysyła przypomnienia z tego samego widoku.

Ta metoda sprawdza się przy pracy zdalnej, wielu lokalizacjach i sprzęcie, którego nie da się zebrać w jednym miejscu. W firmie z branży logistycznej autoinwentaryzacja objęła 1200 pracowników, o czym piszemy w case study autoinwentaryzacji. Szczegóły procesu opisujemy w tekście o autoinwentaryzacji pracowników.

Jak dobrać metodę do grupy majątku?

Metodę dobiera się osobno dla każdej grupy składników, a nie raz dla całej organizacji. Inaczej oznacza się laptop, inaczej krzesło, narzędzie albo zasłonę hotelową, a jeszcze inaczej sprzęt, który pracownik tylko potwierdza. Przed zamówieniem etykiet albo tagów odpowiedzcie dla każdej grupy na sześć pytań:

1. Czy do składnika łatwo podejść i zeskanować etykietę?
2. Czy etykieta będzie narażona na ścieranie, wilgoć, temperaturę albo pranie?
3. Czy spis ma objąć wiele pozycji naraz, na przykład całe pomieszczenie?
4. Czy osoby spisujące będą pracować telefonem, terminalem czy w przeglądarce?
5. Czy składnik ma już trwały numer albo etykietę?
6. Co jest ważniejsze: fizyczny odczyt czy potwierdzenie odpowiedzialności przez użytkownika?

Nie każdy składnik trzeba oznaczać. W sieci 5 hoteli z 20 tys. składników razem z klientem ustaliliśmy, które grupy wymagają etykiet, i wprowadziliśmy drukarki kodów kreskowych oraz etykiety o wyższej odporności. Przebieg tego wdrożenia opisujemy w case study sieci hoteli.

Najczęstsze pytania

Czy trzeba oznakować wszystkie środki trwałe i wyposażenie?

Nie zawsze. Etykietę warto nakleić tam, gdzie fizyczny odczyt daje realną korzyść przy spisie. Część składników da się zidentyfikować po istniejącym numerze albo etykiecie, a sprzęt przypisany pracownikom można potwierdzać z listy w autoinwentaryzacji.

Czy RFID jest lepsze od kodów kreskowych?

To inna technologia, dobrana do innych sytuacji. RFID daje przewagę przy szybkim odczycie wielu składników i trudnym dostępie do etykiety, ale wymaga doboru tagów do powierzchni i ustawienia mocy czytnika. Kody kreskowe i QR dobrze działają w większości standardowych spisów i można je czytać aparatem telefonu. Obie metody porównujemy w tekście RFID w inwentaryzacji środków trwałych.

Czy można mieszać metody znakowania?

Tak. Ewidencja Majątku obsługuje w inwentaryzacji kody kreskowe, kody QR, RFID i ręczne wprowadzanie, więc model mieszany jest zwykle najpraktyczniejszy: kody dla większości majątku, RFID dla wybranych obszarów i lista dla potwierdzeń pracowniczych.

Kto nakleja etykiety przy wdrożeniu systemu?

To zależy od zakresu wdrożenia. Analizę, konfigurację, import danych, szkolenia i wsparcie prowadzimy zdalnie, a znakowanie majątku i instalację sprzętu ustalamy w zakresie wdrożenia.

Następny krok

Na bezpłatnej konsultacji przejdziemy razem Waszą listę grup majątku i dobierzemy do każdej metodę znakowania, drukarkę i rodzaj etykiet. Jeśli wolisz najpierw sprawdzić skanowanie samodzielnie, zgłoś bezpłatny test na 30 dni i przetestuj odczyt etykiet telefonem na kilku składnikach. Mercomp działa na rynku od 1992 roku, a po wdrożeniu każdy klient ma dedykowanego opiekuna.